Реферат - Інформаційне забезпечення в процесі управління

МІНІСТРЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИКиївський державний лінгвістичний університетГуманітарний інститутРЕФЕРАТ на тему:“Інформаційне забезпечення в процесі управління”Виконав студентІІ-го курсу 204 групиТарас Гетьманчук Науковий керівник доц. Решетнік Н. І.КИЇВ - 1999План 1. Науковий метод управління....................................................................42. Управлінський цикл.................................................................................53. Схема інформаційної системи.............................................................…64. Управлінська інформація і закономірності її руху...............................75. Особливості обміну письмовою інформацією..................................…96. Зібрання і наради як форми обміну управлінською інформацією….107. Організація ділових бесід.................................................................….128. Теорія інформації................................................................................…149. Організація комунікативних процесів.................................................…1610. Література……………………………………………………………….20Жодна організація ніяк не може здійснювати свою діяльність без інформації. В процесі нормального функціонування організації, управління нею в різноманітному роді інформації потребують всі її робітники, від простого робітника до директора. В даному рефераті розглядаються різноманітні вигляди інформації, шляхи її передачі і багато іншого.1. Науковий метод управління. Гіпотезане правильна Гіпотеза правильна Теорія і цілі управління.Досліджуються два трансформаційних процеси:? Матеріальні процеси;? Інформаційні процеси, в якому управління розглядається як інформаційний вплив.Ці два процеси відбивають дві сторони управління:? Вміст;? Форма або засіб вивчення процесу.Змістовною стороною процесу займаються прикладні науки, а формою процесу управління займаються управлінські науки — менеджмент.Інформаційні процеси є не самоціллю, вони закликані в кінцевому підсумку управляти матеріальними потоками, взаємодією матеріальних і інформаційних потоків.2. Управлінський цикл.Управлінський цикл містить в собі чотири функції, — це планування, організація, мотивація, контроль. Дані функції охоплюють всі види управлінської діяльності по створенню матеріальних цінностей, фінансуванню, маркетінгу і т. д.Планування. Ця функція являє собою по суті процес підготовки рішень. Етапи планування:А) порушення мети;Б) визначення вхідних передумов;В) виявлення альтернатив;Г) вибір найкращої альтернативи;Д) введення і виконання плану.Організація. Функція організації націлена на упорядкування діяльності менеджера і виконавців. Це передусім оцінка менеджером своїх можливостей, вивчення підлеглих, визначення потенційних можливостей кожного робітника, розстановка сил і т. д. Вся ця організаторська діяльність протікає на тлі прояв цілком конкретних структур підприємства.Мотивація. Після проведення підготовчих заходів менеджер повинен забезпечити успішне виконання роботи. В цих меті використовуються: а) стимулювання, тобто заохочення робітників до активної діяльності за допомогою зовнішніх чинників (матеріальне і моральне стимулювання); б) власне мотивування, тобто створення у робітників внутрішніх (психологічних) заохочень до праці. Головним тут є: зацікавленість в праці, потреба в трудовій активності, переживання почуття задоволення від трудової діяльності. Менеджер, щоб успішно здійснити цю функцію управління повинен бути компетентний в різноманітних аспектах комунікації, він зобов'язаний розвивати у себе відповідні вміння і навики.Контроль. Ця функція, як говорив Г. Файоль, “полягає в підтвердженні того, що все йде в відповідності з прийнятим планом, існуючими директивними документами і прийнятими принципами управління”. Іншими словами, контроль — це процес перевірки і зіставлення фактичних результатів з завданнями.Круговорот управлінського циклу. Як відомо, менеджер постійно зайнятий здійсненням управлінських функцій. Якщо він хоче забезпечити майбутнє своєму підприємству (організації), йому потрібно по серйозному включатися у всі деталі управління. І починати потрібно з планування. Кожен професіонал планує свою роботу:— керуючий з олівцем в руках і з звичайною канцелярською гумкою проводить більшість годин над бюджетом;— продавець ретельно обмірковує свій процес спілкування з покупцями;— плотник перш ніж зробити надріз на шматку дерева, виробляє розмітку. Він слідує мудрій приказці: “Сім раз відмірь, один раз відріж”.Якщо робота спланована, то вона повинна бути організована, а робітники підготовлені для цілеспрямованої діяльності. Вони повинні мати чітку лінію поведінки і розуміти, що їх чекає попереду. Робітники тягнуться до детального усвідомлення своєї роботи, вони відкриваються для ділового контролю своїх виробничих операцій. Звідси, необхідність в контролі. Він включає: а) простий і зрозумілий план діяльності; б) ефективні і ненав’язливі засоби контролю; в) зворотний зв'язок, тобто надійну інформацію про прогрес в роботі; г) дії,що корегують.Досить часто корекція забезпечується без будь-яких зусиль: підлеглому достатньо почути від керівника яку-небудь побуджуючу фразу або навіть слово: “Так тримати!” “Будь уважнішим!” “Добре!” І т. д. Все це впливає на емоційну сферу робітника. Реакція робітника тут миттєва. Значно складніше здійснювати корекцію, якщо потрібно звертатися до організаційних чинників. Скажемо, робітник виявив суть своєї діяльності, включився в роботу, але успіху не було. Проблема може полягати в тому, що роботи виявилося більше, ніж очікувалося. Тут вимагається відоме перегрупування зусиль, а може бути і відповідна допомога. Інколи виникає необхідність вступу змін в планування.Як видно, всі чотири функції управління (планування, організація, мотивація і контроль) знаходяться в певному круговороті. Вони взаємно зв'язані і взаємообумовлені: жодної ланка з цього ланцюга не викинеш.Ключові проблеми:А) діяльність менеджера укладена в чотирьох основних функціях (планування, організація, мотивація, контроль). Будь-які інші види діяльності працюють на ці ключові функції, що відрізняють менеджера від інших осіб бізнесу;Б) оскільки менеджер досягає мети організації за допомогою своїх підлеглих, то функція мотивації сьогодні є самою істотною;В) мета організації може бути досягнута тільки за умови добре налагодженого зворотного зв'язку, тобто при здійсненні надійного контролю. Однак контроль — це не опіка. Ефективний контроль — це рада, допомога, сучасна підказка, заохочення, схвалення і т. д. Контроль не несе в собі відплати за недогляди;Г) всі основні функції менеджменту цементуються діями менеджера по прийняттю рішення. Ефективні рішення, підкреслює американський теоретик менеджменту К. Кіллен — “застава існування комерційного підприємства”. Вони є істотним елементом кожної з розглянутих вище чотирьох функцій управління.3. Схема інформаційної системи. В АСУ можна виділити дві основні підсистеми:* Функціональну, що виконує функції, пов'язані з управлінням виробництва;* Забезпечуючу, що виконує власні процеси (математичне і програмне забезпечення).Схема АСУ уособлює кібернетичну систему.Трьохрівнева система управління. 3. Управлінська інформація і закономірності її руху. Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень. Інформація може бути класифікована по ряду позицій, в частковості:1. По призначенню (одноцільова зв'язана з рішенням однієї конкретної проблеми; багатоцільова використовується при рішенні декількох найрізноманітніших проблем);2. По можливості зберігання (інформація, що фіксується, може зберігатися практично н