Реферат - Автоматизована система обліку кадрів

вний.
Фактична чисельність всіх працівників організації визначається списковим складом.
В списковий персонал входять всі категорії постійних, сезонних та тимчасових працівників, прийнятих на роботу на період не менше 5 днів. Крім того, в списковий склад включаються також працівники, прийняті на роботу за основною діяльністю організації на період більше одного дня. Працівники включаються в списковий склад з дня їх зарахування на роботу. У списках працівників ІОЦ повинні бути присутні як фактично працюючі на даний період часу, так і відсутні на роботі за певною причиною.
В списковий склад підприємства включаються:
- працівники, які фактично з’явилися на роботу, в тому числі ті , що не працювали по причині простою;
- працівники, які знаходяться в службовому відрядженні;
- працівники, які знаходяться в чергових відпустках;
- жінки, які знаходяться у дикретних відпустках;
- працівники, які не з’явилися на роботу через хворобу;
- працівники, які не з’явилися на роботу у зв’язку з виконанням державних та суспільних обов’язків, по особистій поважній причині з дозволу адміністрації, особи, які здійснили прогул, а також працівники, яких засудили на строк від 3 до 15 діб;
- працівники, які тимчасово відірвані від виробництва на сільскогоспо-дарські роботи, лісозаготовки та інше;
- працівники, відряджені для підвищення кваліфікації, на сесії;
- працівники, прийняті на роботу з випробувальним терміном;
- працівники, прийняті на роботу за основною діяльністю організації на строк більше одного дня;
- працівники організації, які працюють поза організацією, якщо вони отримують заробітну плату від цієї організації;
- “надомні” робітники;
Середньоспискова чисельність працівників за звітний місяць визначається шляхом додавання кількості працівників за всі календарні дні звітного місяця, враховуючи святкові та вихідні дні, та ділення отриманої суми на число календарних днів звітного періоду.
Від спискового складу працівників слід відрізняти наявний, який показує, скільки чоловік з числа перебуваючих у списку з’явилося на роботу.
Вирішення даної задачі передбачає виконання ряду розрахунків, пов’язаних з визначенням кількості прийнятих працівників на роботу в організацію та вибувших з неї за певний період ( місяць ), а також наявність працівників в організації. При цьому кількісні показники розрахунків при необхідності можуть визначатися в розрізі різних групових ознак ( наприклад, категорій персоналу, професій, освіти ). Показники, які отримуються, потім переносяться у відповідні вихідні форми, для яких характерна велика їх кількість і різноманітність.
В процесі розв’язання задачі виконуються наступні операції по облі-ку і контролю:
– прийняття працівників на роботу;
– звільнення працівників з організації;
– наявність працівників на роботі;
– військового обліку;
– підготовки кадрів.
Підрахунок кількісних показників наявності та руху кадрiв по різним груповим ознакам виконується виборкою, сортуванням і додаванням первинних даних в межах тих чи інших групових ознак.
Основним недоліком даної інформаційної системи є те, що всі розрахунки ведуться за допомогою калькулятора, для перевірки достовірності даних потрібно ще раз все перерахувати, а це неефективно і займає багато часу. При обліку постійно потрібна інформація про наявність працівників, а пошук її дуже трудомісткий.
Розглянувши ситуацію, яка склалася, можна зробити висновок про необхідність удосконалення методу обліку наявності та руху кадрiв шляхом створення автоматизованого робочого місця ( АРМ ) інспектора відділу кадрів.
1.2. Аналіз існуючих варіантів розв’язання досліджуваної задачі.
Облік праці та заробітної плати, як вже було сказано, є одним з найбільш трудомістких ділянок облікової роботи. У попередньому підроз-ділі була розглянута існуюча технологія розв’язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв”, а також були вказані основні недоліки, притаманні ручному варіанту розв’язання задачі. Тому на основі вищесказаного можна зробити висновки про те що використання засобів обчислювальної техніки дозволить значно підвищити продуктивність та ефективність розрахункових операцій та операцій пошуку даних. Можливі наступні варіанти розв’язання даної задачі.
Так як на досліджуваному об’єкті використовуються ЕОМ типу ЄС, то можна запропонувати розв’язання задачі на обчислювальному центрі за допомогою цієї ЕОМ. Цей варіант передачає, що необхідна інформація підготовлюється робітником відділу кадрів на основі первинних документів і передається на обчислювальний центр ( ОЦ ), де оператор вводить інформацію у БД. Оброблена на ЕОМ інформація передається у відділ кадрів.
У цієї технології існують слідуючі недоліки:
– залежність від роботи ОЦ;
– розподілення праці між працівниками відділу кадрів і оброблювачами інформації. Оператор працює з інформацією, не розуміючи її значення, при цьому збільшується ймовірність помилок при вводі;
– жорстка регламентація процесів обробки інформації та строків отримання вихідних документів. Таким чином немає можливості переглянути БД в будь-який момент часу.
Розв’язання задачі за допомогою пакету прикладних програм (ППП) “АРМи для малих підприємств”, а саме: АРМ “Кадри”, “Комтех”. Всю необхідну інформацію працівник ВК отримує в оперативному порядку на основі введених ним же даних.
Недоліки даної технології:
– висока вартість ППП;
– незастосовуваність всіх функцій, які реалізує даний пакет;
– витрати на доробку системи спеціалістами-розробниками під специ-фіку обліку кадрiв даного ІОЦ. Функціональні програми прив’язані до конкретної специфіки оргацізації. Вони або потребують доробки під вимоги даного ІОЦ, або мають дуже складну і не завжди ефективну систему налагодження;
– інтерфейс налагоджений не для даного користувача, тому необхідні додаткові витрати на навчання;
– використання таких програм або потребують участі програміста, або ставить відділ кадрів у постійну залежність від фірми-розробника;
– дані програми орієнтовані на великий документооборот і великий відділ кадрів.
Розв’язання за допомогою локальної обчислювальної мережі (ЛОМ), яка об’єднує ПЕОМ на робочих місцях працівників ВК і всіх начальників відділів організації. Вся необхідна інформація передається по каналам зв’язку у відповідності з запитом на АРМ працівника відділу кадрів. Основним і мабуть єдиним недоліком цього варіанту розв’язання задачі є великі фінансові витрати на придбання ПЕОМ та встановлення мережі. На досліджуваному об’єкті працює всього сім відділів, тому ЛОМ не виправдає фінансові витрати. ЛОМ ефективна для великих підприємств і організацій із значним документооборотом.
Розв’язання задачі за допомогою комплексу програм спеціального призначення, який розроблений саме для даного ІОЦ ОСС і розв’язує тільки задачу “Облік навності та руху кадрiв”. Пропонується автоматизувати робоче місце працівника відділу кадрів. На цьому АРМі працівник ВК сам вводить інформацію на основі первинних документів і отримує в оперативному порядку вихідні документи.
Даний варіант розв’язання задачі є найбільш ефективний і дозволяє усунути вищевказані недоліки і рекомендується для впровадження на ІОЦ обласного споживчого союзу.
1.3. Обгрунтування запропонованих проектних рішень.
На досліджуваному об’єкті ІОЦ ОСС найбільш прийнятніший варі-ант розв’язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” за допомогою програм спеціального призначення, тобто шляхом автоматизації робочого місця працівника відділу кадрів, який описаний у попередньому підрозділі.
АРМ працівника відділу кадрів спеціального призначення – це програмно-технічний комплекс індівідуального використання, призначений для автоматизації розв’язання задач з обліку навності та руху кадрiв безпосередньо на робочому місці працівника відділу кадрів за допомогою ПЕОМ.
При розробці АРМу враховані слідуючі вимоги:
1) максимальна орієнтація на кінцевого користувача, продумана кольорова гама повідомлень на екрані, паролі для входу в систему, вид видава-ємих повідомлень ( детальні і скорочені ), мова ведення діалогу;
2) принцип професійної направленості, який передбачає виконання на АРМі працівника ВК тільки тих функцій, які притаманні для даного обліку;
3) формалізація професійних знань. Така формалізація знаходить відображення в інформації та програмному забезпеченні АРМ. Інформація з якою працює інспектор відділу кадрів формалізована у вигляді структур даних, а також форм вихідних повідомлень. Структурізація даних відображена у структурах БД, в яких зберігається вся інформація. Розрахунки, що проводить працівник відділу кадрів формалізовані за допомогою математичних формул, за якими програми очислюють значення підсумкових показників.
Початкове налагодження АРМ проводиться розробником. Розробка, що пропонується включає автоматизований розв’язок ряду задач: розрахунок чисельності прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам, чисельності прийнятих працівників по видам прийому та категоріям, навності кадрiв по категоріям і статі за місяць, кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу, кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів.
Запропонований АРМ реалізує такі основні функції:
– ведення БД;
– введення даних про працівників;
– фіксує переміщення кадрів в організації;
– видає різноманітні спискові дані по запиту користувача;
– формує і видає форми статистичної звітності і вихідні форми для внутрішнього користування;
– друк статистичних звітностей, вихідних форм та спискових даних.
У даній системі користувач сам здійснює введення інформації з первинних документів, які надходять у відділ кадрів на протязі місяця. Введена інформація підлягає візуальному контролю, який заключається у перегляді на екрані дисплею набраної інформації і звірення її з первинними документами, а також програмному контролю, який реалізується за допомогою спеціальних програм. Ці програми виконують слідуючі перевірки: перевіряють діапазон змін значення атрибуту, тип і наявність його у довіднику. При знаходженні помилки видається відповідне повідомлення і користувач здійснює редагування введеної інформації. Процес вводу супроводжується наданням допомоги вибору із довідників відповідних атрибутів, що забезпечить безпомилковий ввід. При необхідності можна знищити непотрібні записи та роздрукувати вміст масивів БД.
Результатом розв’язання задачі є вихідна інформація-документи: “Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць”, “Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць”, “Машинограма прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам за місяць”, “Машинограма кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць”, “Машинограма кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів”, які виводяться і на екран, і на друк.
Дані, отримані при розв’язання цієї задачі, використовуються для розв’язанні задачі “Облік і контроль використання робочого часу”.
Режим роботи комплексу задач є діалоговим, основаним на виборі користувачем тих чи інших дій ПЕОМ за допомогою меню чи відповідей на запити.
Таким чином, на основі вищесказаного можна назвати наступні основні переваги автоматизації обліку наявності та руху кадрiв за допомогою пакету “АРМ працівника відділу кадрів спеціального призначення”:
1. Полегшення роботи працівника відділу кадрів на ділянці обліку наявності та руху кадрiв. На ІОЦ ОСС задача розв’язується ручним способом на протязі 2-3 днів, а за допомогою даного пакету максимум 3 години. Працівник відділу кадрів звільнюється від рутинної праці і може більше часу виділити для інших своїх функцій.
2. При автоматизованому розв’язанні задачі ліквідується ймовірність арифметичних помилок, які є при ручних розрахунках.
3. Зменьшення ймовірності помилок при вводі, так як вхідну інформацію вводить працівник відділу кадрів, який розуміє суть введеної інформації, на відміну від оператора.
4. Розвинутий інтерфейс, що дає можливість працювати користувачу, який мало знайомий з ПЕОМ і спрощує його дії до мінімуму.
При проектуванні даної задачі вибрана СУБД FoxPro, так як вона має виключно високі швидкісні характеристики, набір команд і функції допомоги відповідають сучасним вимогам до представлення і обробки інформації, має ефективну мову програмування, засоби генерації екранів, звітів і меню, реалізується багатовіконний інтерфейс. Як і більшість СУБД для ПЕОМ, що викоритовуються на сьогоднішній день, FoxPro орієнтоване на реляційні БД.
Для функціонування АРМу необхідна навність наступних технічних засобів: ПЕОМ типу IBM PC/AT 486 і вище, ЖМД типу “Вінчестер”, 1 або 2 накопичувача на ГМД, монітору, клавіатури та друкуючого пристрою.
2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧІ ТА АЛГОРИТМ ЇЇ РОЗВ’ЯЗАННЯ.
2.1. Постановка задачі.
В бакалаврській роботі проектується інформаційна система для розв’язку задачі по обліку наявності та руху кадрiв в орга-нізаціі.
Пропонується автоматизувати робоче місце працівника відділу кадрів.
Основною метою створення АРМу працівника відділу кадрів є удосконалення обліку навності та руху кадрiв на основі автоматизації виконуваних функцій, реалізація елементів безпаперової технології при його веденні, оперативне формування у базі даних інформації про навність, рух та звільнення працівників організації, які використовуються у відділі праці та заробітної плати ( ВПЗ ), бухгалтерії та іншими службами при виконанні функцій управління.
Розробка даного АРМу ведеться з можливістю об’єднання його, при необхідності, в мережу разом з АРМ працівників ВПЗ, де нараховується заробітна плата на основі даних отриманих з відділу кадрів та підрозділів; з АРМами начальників структурних підрозділів, де ведеться облік використання робочого часу.
2.1.1. Характеристика задачі.
Основним призначенням автоматизації обліку навності та руху кадрiв є отримання інформації, яка дозволяє здійснювати контроль та аналіз прийому працівників на роботу, переміщення їх на іншу посаду чи в інший підрозділ, звільнення працівників та співставлення цих відомостей з плановими даними по кількості персоналу з метою здійснення контролю за дотриманням встановленої чисельності працівників.
Доцільність автоматизації роботи працівника відділу кадрів по обліку кадрiв на ПЕОМ визначається, передусім, скороченням затрат часу на обробку інформації, підвищенням якості обліку, контролю за навністю та рухом кадрiв, підвищенням оперативності отримання результатних даних, збільшенням точності та достовірності інформації, можливістю обробки інформації, об’єм якої збільшується, а також організація комплексної системи автоматизованої обробки інформації працівників відділу кадрів, ВПЗ, бухгалтерії організації. При цьому управлінський персонал звільняється від рутинних, чисто технічних операцій по обробці інформації, приділяючи більше уваги аналізу отриманних результатів і розробці відповідних управлінських рішень по удосконаленню управління персоналом організації.
Основний зміст робіт, які виконує працівник відділу кадрів заключається у формуванні та веденні первинних документів, масивів з первинною інформацією, видачі необхідних документів та довідок бухгалтерії та ВПЗ, а також у веденні довідкових масивів.
Об’єктом, при управлінні яким розв’язується дана задача, є відділ кадрів ІОЦ обласного споживчого союзу.
У процесі розв’язання задачі на АРМ працівника відділу кадрів формується результатна інфорамація, яка представлена у вигляді машинограм, відеокадрів і масивів :
- Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць” ( VD1 ), яка призначена для обліку та контролю прийому працівників у розрізі категорій;
- “Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць” ( VD2 ), яка призначена для аналізу характеру професійного складу організації і використовується для обліку і контролю наявності працівників по якісним ознакам, а також для аналізу укомплектованості організації робочою силою;
- “Машинограма прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам за місяць” ( VD3 ), яка характеризує зведені дані про прийнятих працівників по кваліфікаційній ознаці і використовується для обліку, контролю та аналізу чисельності прийнятих працівників по структурним підрозділам, категоріям і професіям;
- “Машинограма кількості звільнених працівників за причинами зві